AFO 215 – Gestion des numéros externes
L’AFO 215 permet de lier des numéros (de commande) externes à un ou plusieurs numéros de commande internes. Les numéros externes sont des numéros de commande qui ne sont pas attribués par Vubis mais par une autre organisation (externe). Les numéros externes sont par exemple attribués par une section d’achat ou un service comptable qui gère les la facturation pour votre institution.
De cette façon, il est possible d'identifier les commandes avec ces numéros de commandes externes.
Les numéros externes peuvent être liés à un seul ou à plusieurs numéros de commande Vubis; un numéro Vubis ne peut être lié qu'à un seul numéro externe. Les numéros externes sont introduits dans l'AFO 215. Ils sont également montrés sur l'écran général de la commande (par ex. dans l'AFO 211).
Après la sélection de cette option, un écran de saisie s'affichera.
Tapez le numéro externe. La longueur de celui-ci ne peut excéder vingt caractères. Il peut être composé de chiffres, de lettres et de signes de ponctuation mais ne peut être constitué uniquement de signes de ponctuation. Le système ne transforme pas les lettres en majuscules.
Si vous tapez un numéro externe auquel des numéros de commande (internes) sont déjà liés, le système passe à la quatrième étape de la méthode de travail.
Après avoir introduit un numéro externe, lvous devez indiquer à quel(s) numéro(s) interne vous souhaitez le lier
Tapez un ou plusieurs numéros de commande interne. Plusieurs syntaxes sont possibles :
· a. tapez un numéro;
·
b. tapez plusieurs numéros séparés par des virgules ;
·
c. tapez plusieurs numéros séparés par un tiret (-);
·
d. tapez * immédiatement suivi d’un numéro, lorsque le numéro de commande ne doit pas être complété automatiquement ;
·
e. combinaisons de a, b, c et d.
Exemples
9700012 lie la commande 9700012 au numéro externe indiqué
45 lie la commande 9700045 au numéro externe indiqué
9700021,9700025 lie les commandes 9700021 et 9700025 au numéro externe indiqué
123-134 lie les commandes 9700123 à 9700134 au numéro externe indiqué
111,122-124 lie les commandes 9700111, 9700122, 9700123 et 9700124 au numéro externe indiqué
*1562 lie la commande 1562 au numéro externe indiqué
Des commandes ne peuvent pas être liées à un numéro externe lorsque :
· les commandes sont bloquées ;
·
les commandes ont déjà été liées à un autre numéro externe.
Le système vous montre alors un sommaire des commandes.
Le numéro de commande externe est montré dans la barre d’information. Le numéro de commande, le type, le statut et le titre sont donnés pour chaque numéro de commande qui a été lié au numéro de commande externe.
- ajouter un lien entre un ou plusieurs nouveaux numéros de commande (internes) et le numéro externe concerné.
– sélectionnez une ligne et puis cette option pour consulter écran général de la commande choisie. Consulter l'aide de l'AFO 211 pour plus de détails de cette écran.
- supprimer le lien entre un numéro de commande (interne) et le numéro externe concerné.
Donnez un numéro de facture pour annuler la facturation.